Cuándo y cómo se sincronizan campañas y candidatos

Klaaryo lee los datos de tu ATS en dos sincronizaciones separadas: una para las campañas y otra para los candidatos. Puedes elegir en qué horarios y días se ejecutan, o lanzarlas al momento.

Dónde está: Ajustes → Integraciones → ATS → rueda dentada → Sincronización

Las dos sincronizaciones

• Sincronización de campañas: campañas y ofertas del ATS a Klaaryo.
• Sincronización de candidatos: candidaturas y datos de los candidatos del ATS a Klaaryo.

Cada una tiene un interruptor para activarla o desactivarla, los horarios configurados y la Última sincronización.

Están separadas y en horarios distintos por dos motivos: las campañas llegan siempre antes que los candidatos, y se hacen menos llamadas al ATS a la vez.

Pasos: cambiar horarios y días

1. En la sincronización que quieres cambiar, haz clic en Editar.
2. En Horarios de sincronización selecciona uno o varios horarios.
3. En Días de la semana selecciona los días. Por ejemplo, solo Días laborables.
4. Haz clic en Confirmar y luego en Guardar cambios.

Pasos: sincronizar al momento

1. Haz clic en Resincronizar ahora en la sincronización que necesitas.
2. Mientras se ejecuta, en lugar de la última sincronización ves Sincronización en curso.
3. Al terminar la encuentras en el Historial de sincronizaciones, con tu nombre en la columna Activación.

Úsala cuando falta una campaña o un candidato recién creado en el ATS. Si ya hay en curso una sincronización del mismo tipo, espera a que termine.

Qué se vuelve a alinear en cada sincronización

El ATS es la fuente de los datos. En cada sincronización de campañas, Klaaryo vuelve a tomar del ATS:

• el estado de la campaña (activa o en pausa);
• nombre y descripción;
• preguntas, ubicaciones y datos de la entrevista.

Si modificas estos datos en Klaaryo, en la siguiente sincronización vuelven los del ATS. Para mantener en pausa una campaña activa en el ATS, o al revés, bloquea el estado: consulta Pausar una campaña.

Cuando una campaña se cierra en el ATS

• La campaña en Klaaryo pasa a En pausa. No se borra y los candidatos se quedan.
• Las conversaciones ya iniciadas se llevan a término.
• Con la campaña en pausa no salen invitaciones automáticas a la entrevista: todavía puedes invitar a mano.
• Si necesitas tiempo para hacer las entrevistas después del cierre de las ofertas, el equipo de Klaaryo puede configurar un Retraso de cierre de campaña: la campaña en Klaaryo se cierra solo después de los días indicados. Si mientras tanto la campaña se vuelve a abrir en el ATS, la cuenta empieza de cero. Lo ves en Ajustes avanzados; para configurarlo o cambiarlo escribe a tu contacto de Klaaryo.

Qué debes saber

• Los candidatos que se postulan fuera de los horarios de sincronización llegan en la sincronización siguiente. Por ejemplo, quien se postula de noche recibe el contacto después de la primera sincronización de la mañana.
• Con los ATS conectados a través de Kombo, por ejemplo SAP SuccessFactors, los datos pueden llegar hasta unas 3 horas después, aunque la sincronización de Klaaryo sea más frecuente. Kombo es un partner técnico que lee los datos del ATS en sus propios intervalos y se los pasa a Klaaryo. Muchos clientes no saben que lo usan: lo reconoces por la etiqueta Kombo en la tarjeta de la integración.
• Si desactivas una sincronización, Klaaryo deja de leer esos datos hasta que la vuelvas a activar.